.KIEDY:

1. Centrum Historii Zajezdnia (CHZ) - Ośrodek Pamięć i Przyszłość z siedzibą we Wrocławiu (53-235) przy ul. Grabiszyńskiej 184, wpisany do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Miasto Wrocław pod nr. 32/09, NIP: 899-259-74- 58, REGON: 020480740.
2. Program - Program Współorganizacji Projektów, którego cel jest opisany w §1 Regulaminu, funkcjonujący także pod nazwą „POMYSŁOWI”.
3. Regulamin - poniższy Regulamin Programu Współorganizacji Projektów przez CHZ.
4. Pomysłodawca - osoby i organizacje określone w §2 pkt 1 Regulaminu.
5. Wniosek - formalne zgłoszenie pomysłu na działanie kulturalne, społeczne lub edukacyjne w ramach Programu złożone na formularzu elektronicznym na stronie www.zajezdnia.org w czasie trwania Naboru.
6. Nabór - proces oceny wniosków w danej edycji (każda edycja ma swój indywidualny temat) w ramach Programu obejmujący okres składania Wniosków, proces ich oceny przez Komisję, następnie Negocjacje, aż do ogłoszenia listy wniosków wyłonionych do realizacji przez Pomysłodawcę z udziałem CHZ.
7. Negocjacje - etap oceny wniosków, obejmujący rozmowy z zaproszonymi Pomysłodawcami, mający na celu ustalenie możliwości realizacji pomysłu zaproponowanego przez Pomysłodawcę we wniosku w ramach Programu oraz w przypadku podjęcia decyzji o przyjęciu wniosku do realizacji - ustalenie zasad współpracy przy realizacji pomysłu, w tym organizacji Projektu, obowiązków każdej ze stron, terminów realizacji oraz sposobów finansowania.
8. Projekt - opisany we wniosku i zgłoszony do Programu pomysł na działanie.

1. Głównym celem Programu, pod nazwą POMYSŁOWI, jest współtworzenie programu CHZ wraz z mieszkańcami Wrocławia przez ich aktywny udział.
2. Pozostałe cele Programu:

1. umożliwienie realizacji wybranych w wyniku Naboru pomysłów na projekty przez aktywnych mieszkańców Wrocławia wraz z pomocą CHZ;
2. budowanie i pogłębianie więzi społecznych;
3. tworzenie sieci między rozmaitymi podmiotami życia społecznego;

3. Program ma formułę konkursu, który przeprowadzany jest na zasadach określonych w Regulaminie.
4. Do Programu można zgłaszać pomysły ze wszystkich obszarów historii, sztuki, animacji, edukacji kulturalnej, a także o charakterze społecznym.

1. Pomysłodawcami mogą być:

1. osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych;
2. grupy nieformalne reprezentowane przez osobę fizyczną posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych. Gdy w skład grupy nieformalnej wchodzą osoby nie posiadające pełnej zdolności do czynności prawnych, reprezentant grupy ma obowiązek posiadania:

• w odniesieniu do członków grupy nieposiadających zdolności do czynności prawnych (w szczególności osób, które ukończyły 7. rok życia, a nie ukończyły 13. roku życia) – upoważnienia przedstawiciela ustawowego (w szczególności rodziców, opiekunów) do reprezentowania ich przy czynnościach prawnych dotyczących udziału takiego członka grupy w Programie i Projekcie;
• w odniesieniu do członków grupy posiadających ograniczoną zdolność do czynności prawnych (w szczególności osób, które ukończyły 13. rok życia, a nie ukończyły 18. roku życia), pisemnej zgody przedstawiciela ustawowego (w szczególności rodzica, opiekuna) na udział w Programie i Projekcie; wzór zgody przedstawiciela ustawowego zawarty jest w Załączniku nr 5 do Regulaminu;

2. organizacje pozarządowe w myśl art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
3. kościół i związek wyznaniowy w myśl ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o gwarancjach wolności sumienia i wyznania.
4. Pomysłodawcami nie mogą być:

1. aktualni pracownicy i współpracownicy CHZ oraz ich rodzin;
2. jurorzy oraz najbliżsi członkowie ich rodzin;
3. podmioty, których członkami są jurorzy;
4. osoby prowadzące działalność gospodarczą, której przedmiot obejmuje tematykę proponowanego projektu.

1. Naborem objęte będą projekty, których realizacja odbędzie się w Centrum Historii Zajezdnia w roku 2019.
2. W roku 2019 odbędą się dwa Nabory (wiosna, jesień).
3. Termin składania wniosków określa się następująco:

1. Wiosna: 14.02-7.03.2019
2. Jesień: 9-30.09.2019

4. Maksymalna kwota partycypacji CHZ we współorganizowanym projekcie wynosi 5000 PLN brutto (włączając w to wszystkie obciążenia publicznoprawne).
5. Jeden Pomysłodawca może złożyć jeden wniosek w Naborze.
6. Pomysły wybrane do realizacji w Naborze w ramach Programu muszą zostać zrealizowane i rozliczone nie później niż:

1. Wiosna: do 20 czerwca 2019
2. Jesień: do 15 grudnia 2019

7. CHZ zastrzega sobie prawo do odwołania Naboru lub zmiany terminów.
8. Wnioski można składać wyłącznie poprzez elektroniczny formularz udostępniony na stronie www.zajezdnia.org. Poglądowy wzór formularza stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
9. Ogłoszenie wyników Naboru nastąpi do czterech tygodni od zakończenia Naboru wniosków.
10. Do Programu można zgłaszać tylko pomysły:

1. realizujące Cele Programu, o których mowa w §1 ust. 2;
2. realizowane na terenie CHZ;
3. których realizacja jest możliwa w terminie, o którym mowa w ust. 6 lit. a lub w b, w zależności od tego w którym Naborze zgłoszony został projekt, przy uwzględnieniu terminu ogłoszenia wyników Naboru;
4. które nie mają charakteru komercyjnego (efekty realizacji projektu nie mogą być przedmiotem odpłatnego obrotu);
5. nawiązujące do tematu danego Naboru.

11. W ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji projektu Pomysłodawca przedstawi CHZ sprawozdanie z realizacji projektu. Wzór sprawozdania jest załącznikiem do umowy (załącznik nr 4 do Regulaminu).
12. CHZ nie zwraca Pomysłodawcom kosztów poniesionych na realizację projektu nie mieszących się w ramach przedstawionego i zaakceptowanego budżetu.
13. W ramach Programu CHZ nie współorganizuje rocznic, jubileuszy oraz prywatnych imprez okolicznościowych (np. urodziny, rocznica ślubu), a także działań niezgodnych z powszechnie obowiązującym prawem.
14. Wniosek nie wybrany do realizacji może zostać ponownie złożony w innym Naborze.
15. CHZ w roku 2019 przeznacza łącznie kwotę 30.000 zł brutto na realizację Programu (realizacja 3 projektów w Naborze wiosennym i 3 projektów w Naborze jesiennym).
16. Przed uruchomieniem Naboru prowadzone będą otwarte spotkania informacyjne dotyczące Programu, na których przedstawiane będą założenia oraz charakter Programu, a także omawiane będą zasady składania wniosków w Naborze.
17. W trakcie Naboru prowadzone będą dyżury dla potencjalnych Pomysłodawców, podczas których udzielana będzie pomoc w zakresie wniosków. Dyżury będą odbywały się w punkcie konsultacyjnym CHZ w wyznaczonych dniach (harmonogram programu dostępny na stronie www.zajezdnia.org/pomyslowi) przy ul. Grabiszyńska 184 (hol główny CHZ).
18. Wnioski mogą być również konsultowane mailowo: [email protected], a także podczas spotkań informacyjnych organizowanych w toku Programu.
19. Skonsultowanie wniosku nie jest obligatoryjne i nie gwarantuje wybrania wniosku przez Komisję.

1. Ocena formalna wniosków przeprowadzona zostanie odpowiednio:

1. Wiosna: 8.03.2019
2. Jesień: 1.10.2019

2. W ramach oceny formalnej CHZ dokona weryfikacji złożonych wniosków pod kątem spełnienia przez wniosek formalnych kryteriów Naboru, o których mowa w §2 ust.1 i 2 oraz w §3 ust. 9 lit. b-e Regulaminu.
3. W przypadku stwierdzenia, że wniosek posiada braki formalne Pomysłodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 2 dni od wysłania wiadomości (e-mail) przez CHZ.
4. W przypadku nie uzupełnienia braków formalnych bądź przekroczenia terminu wskazanego w ust. 3 wniosek zostanie odrzucony.
5. Po dokonaniu oceny formalnej zostanie sporządzona lista wniosków pozytywnie ocenionych pod względem formalnym i skierowanych do oceny merytorycznej.
6. Zostanie sporządzona również lista wniosków, które nie przeszły oceny formalnej (wnioski odrzucone).

1. Ocena merytoryczna wniosków przeprowadzona zostanie odpowiednio:

1. Wiosna: 9-16.03.2019
2. Jesień: 2-9.10.2019

2. Oceny merytorycznej dokona komisja powołana zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pamięć i Przyszłość.
3. W skład Komisji wchodzi 5 jurorów reprezentujących środowiska artystyczne, naukowe, edukacyjne.
4. Komisja dokona oceny w oparciu o kryteria wymienione w Załączniku nr 2 (Karta Oceny Projektu).
5. Każdy wniosek zostanie oceniony przez wszystkich członków.
6. Na podstawie przyznanych każdemu z wniosków punktów sporządzona zostaje ostateczna lista punktacyjna projektów.
7. Lista punktacyjna zostaje opublikowana na stronie www.zajezdnia.org z wyszczególnieniem nazwy projektu oraz liczby punktów uzyskanych przez dany projekt.
8. Umieszczenie wniosku na liście punktacyjnej nie powoduje po stronie Pomysłodawcy roszczenia o zawarcie umowy w przedmiocie współorganizacji projektu.

1. CHZ zaprasza na Negocjacje Pomysłodawców, których wnioski znalazły się na trzech pierwszych miejscach listy punktacyjnej w danym Naborze, a więc zostały najwyżej ocenione na etapie oceny merytorycznej.
2. Negocjacje z CHZ odbywają się w ciągu 15 dni od ogłoszenia wyników oceny Komisji.
3. W przypadku, gdy negocjacje prowadzone są z grupą nieformalną, jej reprezentant zobowiązany jest przedłożyć CHZ pełnomocnictwa wszystkich członków grupy do reprezentowania podczas negocjacji, jak również dane osobowe każdego członka grupy nieformalnej których przetwarzanie jest konieczne podczas i w związku z prowadzonymi negocjacjami, jak również w związku i na potrzeby umowy zawieranej w sprawie realizacji projektu, oraz zgodę każdego członka grupy nieformalnej na przetwarzanie danych osobowych w pozostałych celach związanych z projektem. Wraz ze zgodą członek grupy nieformalnej podpisuje również klauzulę informacyjną. Wzór zgody wraz z klauzulą informacyjną stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu. Przepis § 8 ust. 3-7 Regulaminu stosuje się odpowiednio.
4. Podczas negocjacji ustala się, zasady współpracy przy realizacji projektu. W toku negocjacji Pomysłodawca ma obowiązek przedstawić:

1. budżet projektu (tj. wyceny wszystkich koniecznych do nabycia dla realizacji projektu towarów i usług),
2. szczegółowy harmonogram realizacji projektu (tj. wykaz zadań wpisujących się realizację projektu, ich opis oraz wskazanie miejsca i czasu ich realizacji) – zgodnie ze wzorem załączonym do umowy (Załącznik nr 3 do Regulaminu).

5. Jeśli na którymkolwiek z trzech pierwszych miejsc listy punktacyjnej znalazł się więcej niż jeden wniosek, do Negocjacji zaprasza się wszystkich Pomysłodawców, których wnioski uzyskały te lokaty, a w wyniku Negocjacji dokonuje się ostatecznego wyboru spośród nich Pomysłu do realizacji.
6. Gdy na skutek Negocjacji wniosek zostanie odrzucony, do rozmów zaproszony zostanie Pomysłodawca, którego projekt uplasował się na kolejnym miejscu listy punktacyjnej.
7. W przypadku, gdy z przyczyn zawinionych przez Pomysłodawcę, nie można przeprowadzić negocjacji w terminie, o którym mowa w ust. 2, CHZ ma prawo odrzucić wniosek. Zapis ust. 5 stosuje się wówczas odpowiednio.
8. Pomysłodawcy przystępujący do Negocjacji powinni okazać dokument, który potwierdza zdolność do zawarcia umowy:

1. osoby fizyczne i grupy nieformalne - skan dowodu osobistego lub (w przypadku obcokrajowców) innego dokumentu potwierdzającego tożsamość Pomysłodawcy oraz upoważnienia, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt a i b;
2. organizacje pozarządowe - aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub z innego właściwego rejestru, potwierdzający datę rejestracji Pomysłodawcy, jego osobowość prawną i dane osób uprawnionych do jego reprezentowania,
3. kościoły i związki wyznaniowe - aktualne zaświadczenie z rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych potwierdzający datę rejestracji Pomysłodawcy oraz dane osób uprawnionych do jego reprezentowania,

9. Jeśli Negocjacje wypadną pozytywnie i ostatecznie zakwalifikują Pomysł do realizacji (ostateczna decyzja przekazywana jest Pomysłodawcy w terminie do 10 dni od przeprowadzenia negocjacji w formie wiadomości elektronicznej) zawierana jest umowa. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu. Wzór umowy może być modyfikowany, o ile zasady współpracy uzgodnione w toku Negocjacji będą tego wymagały.
10. Wnioski, które nie zostały skierowane do Negocjacji mogą być ponownie złożone w kolejnych Naborach Programu.

1. Zobowiązania Pomysłodawcy w zakresie realizacji pomysłu określa umowa zawarta z CHZ, której wzór stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
2. Pomysłodawca ma obowiązek wyznaczyć osobę odpowiedzialną za realizację Projektu, która będzie pozostawać w stałym kontakcie z CHZ we wszelkich kwestiach dotyczących realizacji Projektu.
3. Pomysłodawca ma obowiązek współpracy z CHZ przy realizacji Projektu.
4. Każdy Pomysłodawca używa logotypu Programu w swoich materiałach promocyjnych
5. Pomysłodawca zgadza się na rejestrację realizacji Projektu (foto, audio, video) przez osoby upoważnione przez CHZ, a także dowolne i nieograniczone wykorzystywanie zarejestrowanych materiałów do celów promocyjnych, dokumentacyjnych i organizacyjnych Programu i jego organizatorów.

1. Pomysłodawca będący osobą fizyczną, jak też reprezentant grupy nieformalnej będący osobą fizyczną, przekazuje do przetwarzania swoje dane osobowe, zawarte w formularzu, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, co jest warunkiem wzięcia udziału w Naborze. Pomysłodawca wyraża również zgodę na przetwarzanie swoich danych w celu utrzymania kontaktu, realizacji obowiązków archiwizacyjnych, promocji Projektu oraz promocji działalności CHZ.
2. Każdy Pomysłodawca, w związku z uczestnictwem w Naborze, udostępnia następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres zamieszkania, zaś w celu zawarcia umowy, dodatkowo numer NIP oraz dane urzędu skarbowego Pomysłodawcy.
3. Dane osobowe udostępnione w formularzu przetwarzane będą przez CHZ lub podmioty działające
4. na jego zlecenie (w oparciu o umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych lub inny instrument prawny) w celu przeprowadzania Naboru i w związku z wykonywaniem postanowień niniejszego Regulaminu, a w szczególności w celu: komunikacji z Pomysłodawcą, ogłoszenia wyników Naboru w celach archiwizacyjnych;, w przypadku Pomysłodawców, których projekty zostały wybrane do realizacji – w celu ich realizacji, a także w celach promocji Programu i działalności CHZ. Podstawę dla przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w przypadku, gdy Pomysłodawca odmówi podania danych lub odmówi zgody na przetwarzanie danych osobowych, jego Projekt zostanie odrzucony. Zgoda może być w każdej chwili wycofana, co nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
6. Administratorem danych osobowych jest CHZ. CHZ jako administrator zapewnia, że udostępnione w związku z Naborem i realizacją Projektów dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Osobom, które udostępniły swoje dane osobowe przysługuje prawo do żądania od CHZ dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymywania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych i prawo do wycofania zgody na ich przetwarzanie, a także prawo do przenoszenia danych.
8. CHZ oświadcza, że:

1. dane osobowe udostępnione w związku z Programem, nie będą przekazywane do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowych.
2. w trakcie przetwarzania danych osobowych nie będzie dochodzić, na podstawie przekazanych danych osobowych, do zautomatyzowanego podejmowania decyzji lub do profilowania osób, których dane dotyczą.

9. Odbiorcami danych osobowych będą podmioty świadczące na rzecz CHZ usługi transportowe, dostarczające przesyłki kurierskie i pocztę oraz świadczące obsługę informatyczną.
10. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Pomysłodawcy oraz reprezentanta grupy nieformalnej składającego wniosek, wyrażona zostaje poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkbox umieszczonego w formularzu zgłoszeniowym do Naboru, udostępnionym na stronie internetowej CHZ.
11. Dane osobowe przetwarzane będą przez czas niezbędny do przeprowadzenia Naboru oraz w celach archiwizacyjnych. W przypadku Pomysłodawców, których projekty zostaną wybrane do realizacji – także przez czas niezbędny do ich realizacji. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania.
12. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych pod adresem: io[email protected];
13. Osoba, która udostępniła swoje dane osobowe, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy prawa.

1. Z chwilą złożenia wniosku, Pomysłodawca oświadcza, że ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne naruszenie praw własności intelektualnej, dóbr osobistych i danych osobowych osób trzecich, które zostały zawarte w Zgłoszeniu i/lub Projekcie. W przypadku sporów w zakresie ww. praw osób trzecich, Pomysłodawca zwalnia CHZ z wszelkiej odpowiedzialności i oświadcza, że ponosi pełną odpowiedzialność odszkodowawczą za naruszenia praw osób trzecich.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 7 lutego 2019 roku.

Załączniki do Regulaminu:

1. Wzór formularza. [PDF]
2. Szczegółowy opis kryteriów oceny wniosków. [PDF]
3. Koszty, które może ponieść CHZ. [PDF]
4. Wzór umowy wraz załącznikami. [PDF]
5. Wzór zgody przedstawiciela ustawowego. [PDF]
6. Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych. [PDF]
7. Wzór sprawozdania z realizacji projektu. [DOC]

Kierownik projektu:
Karolina Marciniak

Centrum Historii Zajezdnia
Adres:
ul. Grabiszyńska 184
53-235 Wrocław

tel.: (+48) 71 715 96 48
e-mail: [email protected]